【ビジネス効率化】仕事を進める上での工夫点

こんにちは。サラリーマンうさぎ🐇です。

3月も半ばになり暖かくなってきましたね！

地域によっては20℃を超える場所も多く、まるで初夏の陽気です。

私のの住んでいる地域も日中は既に20℃を超えているので、通勤時も薄手の

コートにしています。

寒暖差が大きいので体調にはお気をつけ下さい。

また、3月と言えば勤め人の方は異動が気になる時期ですが私は残念ながら

今年は異動はありませんでしたので、引き続き本業と勉強にコミットして

スキルアップを目指します。

うさぎ

さてそろそろ本題へ。

今日は「仕事の効率化で工夫している事」だよ！

仕事の効率化で工夫している事

私が仕事を進める上で工夫している事は、大きく分けて次の通りです。

これらを日々工夫する事で効率的に仕事を進める事ができて、今年はほぼ

残業もしませんでした。

以下、それぞれの内容を細かく説明していきます。

作業関係

①議事録は基本的に会議を進めながら書く。

　wordなどで提出する場合は直接パソコンで書くと後が楽になる。

　長時間の会議などはiPhoneの「ボイスメモ」を活用する事もある。

②細かい所まで行うべき仕事とスピード優先の仕事のメリハリをつける。

③重要度の低い仕事の断捨離とアウトソーシングを心がける。

　（例：会議の書類のコピー、テプラ作成、備品の管理など）

④デスクの上と引き出しの中を整理整頓する。必要最低限の物しか置かない。

⑤書類の断捨離は保管期限を設けて大胆に行う（悩んだらPDF化で保存）。

⑥メールは関係者に要件を分かりやすく伝えるために極力簡潔に書く。

⑦静かに集中したい作業はリモートワークで行う。

人材活用関係

①「巻き込み力」を意識する。

　自分だけで解決できない業務は早めに他者の協力を得る。そのためには

　日頃から部署を越えたメンバーとも良好な人間関係構築を心がける。

②上司を巻き込んで役職を利用させてもらう（顧客の上役への訪問時など）。

③自分の判断だけで進められる業務と上司の決裁が必要な業務をしっかり

　把握する。越権行為はしない。

④上司は「役割」であると捉える。

スケジュール関係

①ルーティンワークもoutlookなどのスケジュールに落とし込んで抜け漏れ

　防止する。先の予定も仮でいいのでどんどんスケジュールに入力する。

②紙の手帳には確定した予定のみ記入、流動的なスケジュールはまずoutlook

　で整理する。

③仕事の時間配分はこまめに見直す癖をつける。

④1日の仕事を定時の30分前には全て終わらせるようにする。残りの30分で

　明日以降の仕事スケジュール見直しなどを行う。

　できれば1ヶ月程度先まで見通すように心がける。

ツール活用関係

①outlookの活用。スマートフォンと連携して常にメール、スケジュールを

　確認できるようにする。

②onenoteの活用。onenoteはofficeに元々インストールされている。

　メモやタスクリストとしても活用。onenoteもスマートフォンと連携して

　こまめに確認できるようにする。

③オンライン会議ツール（zoom、teamsなど）の活用。

　オンライン会議ツールを利用すればわざわざ会議のために出張する必要も

　なくなる。リアルタイムで意見交換しやすくなる。

その他

ここから先は私の個人的な見解なので、考にならないかもしれませんが

書かせて頂きます。

①就業規則などを読んで自社のルール・制度を把握する。

②職場でキャラを確立する。

　（例：定時でサッと帰って子育てしている、細かい仕事が得意など）

③昼休みの昼食後の30分は読書・勉強の時間とする。

④懇親会は必要性のある時のみ。日頃からお酒は適量に控える。

　（翌日のパフォーマンスに影響するため）

⑤タバコ休憩はNG（私はもともとタバコは吸いませんが…）。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

仕事を始めたばかりの頃は手探りが多く効率化まで意識が回らない事も

多いかと思います。

しかし多くの仕事を限られた時間でこなすには効率化の工夫は必要です。

うさぎ

これからも引き続き効率化の工夫を続けていきます。

今回の内容で何か皆様のお役に立つ内容がありましたら

幸いです。

うさぎ

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